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So sehr Sie glauben möchten, dass Sie in einem vollständig digitalen Zeitalter leben, werden jeden Tag immer noch viele Papierdokumente verwendet. Die meisten Verträge erfordern Originalunterschriften in Tinte, Rechnungen und Packzettel werden bei jeder Bestellung gedruckt und versandt, und Angebotsunterlagen werden normalerweise gedruckt und in ein Buch gebunden. Sie müssen Ablage- und Organisationsideen verwenden, um sicherzustellen, dass Sie leicht auf wichtige Dokumente zugreifen können.

Archivierung

Wenn Sie zulassen, dass Ihre aktiven Dateien mit Ihren archivierten Dateien gemischt werden, kann dies das Auffinden aktueller Dokumente schwieriger machen, als es sein muss. Erstellen Sie zwei Ablagesysteme in Ihrem Aktenschrank. Machen Sie den oberen Teil Ihres Kabinetts zu aktiven Dateien und den unteren Teil zu Ihren archivierten Dateien. Ihre archivierten Dateien benötigen normalerweise mehr Platz, also lassen Sie mehr Schubladen in Ihrem Aktenschrank für diese Dateien. Platzieren Sie die aktiven Dateien für einen einfachen Zugriff oben im Schrank und Ihre archivierten Dateien unten.

Farbcodierung

Wenn Sie sich eine Aktenschrankschublade voller Manila-Ordner ansehen, können alle gleich aussehen. Eine Möglichkeit, die Suche nach der richtigen Datei zu vereinfachen, besteht darin, ein Farbcodierungssystem für Ihre Dateiordner zu verwenden. Sie können farbige Aufkleber für Ihre Aktenordner in jedem Bürobedarfsgeschäft kaufen. Sie können Farben verwenden, um verschiedene Abteilungen zu bestimmen, Finanzdateien von nichtfinanziellen zu unterscheiden oder die Dateien nach Führungsverantwortung aufzuschlüsseln. Um anderen bei der Verwendung Ihres Farbcodierungssystems zu helfen, erstellen Sie eine Anleitung auf einem normalen 8 1/2-Zoll x 11-Zoll-Blatt Papier, auf dem die Aufkleber sowie die Aufkleber abgebildet sind.

Unterordner

Wenn Sie Informationen haben, die leicht in Unterkategorien unterteilt werden können, sollten Sie Unterordner verwenden, um diese Informationen zu speichern. Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Dateien für jeden der 50 Staaten haben, verwenden Sie 50 Unterordner, um die Informationen in Ihrem Dateisystem getrennt zu halten. Unterordner können Ihnen helfen, aktive Rechnungen von bezahlten Rechnungen zu trennen, die verschiedenen Personalakten der Abteilung aufzuschlüsseln oder alle Informationen für jede Bestellung nach Bestellnummer gruppiert zu halten.

Halten Sie es organisiert

Erstellen Sie eine Büroregel, nach der nur eine kleine Gruppe bestimmter Personen Dateien abrufen und Dateien wieder in die Schränke legen darf. Wenn Sie jemandem im Unternehmen Zugriff auf die Dateien gewähren, werden die Dateisysteme schließlich ignoriert und es kommt zu Verwirrung. Erlauben Sie nur bestimmten Personen, die die Systeme kennen, Dateien für diejenigen abzurufen, die sie benötigen, und die Dateien zurückzugeben, wenn sie fertig sind.