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Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Betrieb Ihres Unternehmens zu rationalisieren, untersuchen Sie zunächst die Schlüsselbereiche, in denen Sie mit Technologie und verbesserten Systemen Geld sparen können. Ob Buchhaltung, Kommunikation oder Mitarbeiterverwaltung, Technologie und intelligente Routinen können nicht nur verwendet werden, um Zeit und Geld zu sparen, sondern auch, um Vorgänge zu synchronisieren, was die Geschäftseffizienz verbessert.

Telefonsystem

Kommunikation ist an jedem Arbeitsplatz eine Notwendigkeit. Schauen Sie sich Ihr altes Telefonsystem genau an - möglicherweise ist es Zeit für ein Update. Neue Softphone-Systeme, die das Internet und die Voice over Internet Protocol-Technologie verwenden, können Ihr Unternehmen effizienter machen. Diese Systeme verfügen über Funktionen wie Wartemusik, zu ändernde Voicemailboxen und Anrufweiterleitung. Sie ermöglichen es Ihnen, sich anzumelden, um Anrufe von zu Hause aus zu beantworten. Das Beste daran ist, dass die monatlichen Kosten für Softphone-Dienste vielen Unternehmen erhebliche Einsparungen bieten.

Software und Übermittlung von Bestellungen

Wenn Vertriebsmitarbeiter, Zusteller oder Mitarbeiter unterwegs sind, sorgt eine Software, die eingehende Aktivitäten entgegennimmt und Textnachrichten sendet, um sie zu benachrichtigen, für einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten. Programme, die Bestellungen oder Aktionen in Textnachrichten für Mitarbeiter umwandeln können, die nicht im Büro sind, machen den zusätzlichen Schritt des Anrufs und die Verzögerungen bei der Übertragung der Informationen überflüssig. Dies spart Zeit und Geld und verbessert den Kundenservice.

Interne Kommunikation

Dienste wie Cisco WebEx und GoToMeeting ermöglichen die Durchführung von Meetings über das Internet, während Sie die Funktionen von Google Talk oder Skype-Videoanrufen verwenden können, um mit Kunden oder Lieferanten von Angesicht zu Angesicht zu sprechen. Meetings und Telefonkonferenzen können dank der jetzt verfügbaren Dienste einfach initiiert und ohne Vorankündigung durchgeführt werden. Diese Dienste eliminieren die Lernkurve und fokussieren die Bemühungen der Mitarbeiter mit geringem Zeitverlust.

Buchhaltung

Software, die stündliche Mitarbeiter an- und abmeldet, rationalisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich und reduziert den Abfall, der durch Mitarbeiter entsteht, die früh abreisen oder spät kommen. Wenn Ihr Unternehmen Bestellungen für Produkte auf einer Website und intern entgegennimmt, müssen die Daten synchronisiert werden. Ein System, das die Website-Aktivität in Ihr internes Bestellsystem überträgt, behebt dieses Problem und verhindert Fehler oder Doppelarbeit.

Umgang mit Bargeld und Zahlungen

Um Diebstahl und Verlust zu begrenzen, ernennen Sie so wenige Personen wie möglich für den Umgang mit Bargeld und versuchen Sie, Bargeld aus der Gleichung herauszunehmen, indem Sie mehr Kreditkarten akzeptieren. Die Technologie hat es möglich gemacht, ein Smartphone oder Tablet zu verwenden, um Kreditkartentransaktionen zu erfassen. Viele jetzt verfügbare Apps und Softwarekombinationen, darunter Intuit Go Payment, PayPal Here und Square, können mobile Geräte in Kreditkartenterminals verwandeln.

Mitarbeiterführung

Planungssoftware wie ShiftPlanning, TimeForce oder WhenToWork ist ein guter Anfang, um Mitarbeiterschichten besetzt und die Verfügbarkeit aktuell zu halten. Die Zeit, die im laufenden Betrieb für das Befüllen von Schichten aufgewendet wird, kann ein Unternehmen verlangsamen und das Wachstum verzögern. Durch die Beseitigung einiger monatlicher Planungsfehler oder -konflikte können die Kosten für Planungssoftware leicht gedeckt werden.