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Als Inhaber eines Kleinunternehmens sind Ihre Kunden der Kern Ihres Geschäfts. Ohne sie ist der Erfolg schwer zu erreichen. Wenn Ihre Kunden eine Anfrage stellen, erwarten sie, dass Sie diese bestmöglich erfüllen. Serviceanfragen gibt es in verschiedenen Formen, z. B. um materielle Gegenstände zu kaufen, um Sie mit der Erbringung einer Dienstleistung zu beauftragen oder um eine Beschwerde über Ihre Produkte oder Dienstleistungen einzureichen. Entwickeln Sie ein System, mit dem Sie ihre Anforderungen verfolgen können, um Ihren Kunden einen effizienten Service zu bieten.

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Erstellen Sie für jeden Ihrer Kunden individuelle Dateien auf der Festplatte Ihres Computers. Erstellen Sie beispielsweise einen Ordner auf Ihrem C-Laufwerk und beschriften Sie ihn mit „Aktuelle Serviceanfragen“. Erstellen Sie in diesem Ordner Dateien für jeden Ihrer Kunden und kennzeichnen Sie sie mit dem jeweiligen Kundennamen. Erstellen Sie einen weiteren Ordner auf dem C-Laufwerk und beschriften Sie ihn mit „Geschlossene Serviceanfragen“. Erstellen Sie individuelle Dateien für jeden Ihrer Kunden im Ordner "Geschlossen".

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Entwickeln Sie eine Serviceanforderungsvorlage über eine Tabelle oder ein Textverarbeitungsprogramm. Geben Sie "Serviceanforderung" fett und zentriert auf der Seite ein. Ein paar Felder weiter links auf der Seite enthalten Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Stellen Sie die Kundendaten rechts. Dies umfasst den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Kunden.

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Erstellen Sie die erforderlichen Spalten unter der Kopfzeile und weisen Sie Überschriften zu, die sich auf die Serviceanforderung beziehen. Überschriften können beispielsweise lauten: "Anfragedatum", "Anfrage gestellt von" und "Beschreibung". Erstellen Sie ausreichend Platz für die Spalte "Beschreibung", damit bei Bedarf detaillierte Informationen eingegeben werden können.

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Zeichnen Sie unten auf der Seite nach links ein Feld "Kommentare". Geben Sie unter "Kommentare" zusätzliche Informationen zu der Anfrage an, z. B. wie sie verwaltet wird und wie die Zeitachse geschätzt wird. Zeichnen Sie unten rechts auf der Seite eine Linie und geben Sie "Akzeptiert von" für die Person ein, an die die Anfrage gesendet wird Schreiben Sie seinen Namen. Erstellen Sie unter dieser Zeile eine weitere Zeile und geben Sie "Abgeschlossenes Datum" ein.

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Speichern Sie die Anfrage im Ordner „Aktuelle Serviceanfragen“ unter dem entsprechenden Dateinamen. Wenden Sie sich nach Bearbeitung der Anfrage an den Kunden, um festzustellen, ob er zufrieden ist. Wenn ja, geben Sie das Fertigstellungsdatum in die Serviceanforderung ein und speichern Sie das Dokument im Ordner "Geschlossene Serviceanfragen" in der entsprechenden Datei. Richten Sie zu Sicherungszwecken und zur Erhöhung der Zuverlässigkeit Ihres Ablagesystems zwei Hardcopy-Ordner ein, einen für "Aktuelle Serviceanfragen" und einen für "Geschlossene Serviceanfragen". Ordnen Sie jedes Papierdokument alphabetisch in den entsprechenden Ordner.