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Büroabrechnungs- und Buchhaltungsverfahren sind wichtig, um die Dinge klar und verwirrend zu halten. Wenn jeder Büroangestellte sich entscheidet, die Dinge auf seine Weise zu tun, haben Sie bald ein großes Durcheinander in Ihren Händen. Rechnungslegungsverfahren strukturieren und organisieren Prozesse. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Verfahren zum Bezahlen von Rechnungen jeden Dienstag hat, werden die Rechnungen dienstags bezahlt, unabhängig davon, wer dies tut. Das Verfahren ist kein Hörensagen; Es ist eine Geschäftsregel. Kleine Unternehmen können ihre Verfahren stärken und sie bei der Führung eines Unternehmens effektiver und nützlicher machen.

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Identifizieren Sie Ihre Risiken und Schwächen. Um die Abrechnungs- und Abrechnungsverfahren zu verbessern, müssen Sie die Bereiche herausfinden, die verbessert werden müssen - dies ist möglicherweise keine leichte Aufgabe. Sie müssen analysieren, wo die Probleme liegen, was oft nicht ohne weiteres ersichtlich ist. Sie müssen Engpässe bei buchhalterischen Aufgaben sowie Betrugs- und Fehlerrisiken beobachten und suchen. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Forderungseinzug zu langsam ist. Dies kann daran liegen, dass die Rechnungen zu spät verschickt werden, die Rechnungen verwirrend sind oder Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren müssen. Oder weil sich jemand Geld von Ihrem Unternehmen "ausgeliehen" hat. Vielleicht liegt der Grund für die langsame Zahlung darin, dass die Post nicht jeden Tag pünktlich geöffnet wird. Das Erkennen von Problemen und die Hintergründe des Problems können schwierig sein.

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Achten Sie auf Checks and Balances. Oft ist der schnellste Weg zur Lösung eines Problems möglicherweise nicht der beste, da dadurch möglicherweise "Checks and Balances" -Prozesse vermieden werden. Beispielsweise sollte eine Person, die die Abrechnung durchführt, nicht diejenige sein, die Zahlungen erhält. Dies ist ein grundlegendes "Checks and Balances" -Konzept, das als Aufgabentrennung bezeichnet wird. Wenn dieselbe Person Geld in Rechnung stellt und erhält und ein Fehler vorliegt, kann dieser ausgeblendet oder ganz übersehen werden. Wenn die Rechnungsstellerin Gelder stiehlt, ist das schwer zu fassen, da sie alle Funktionen innerhalb eines Prozesses ausführt, eine schlechte Idee. Lassen Sie mindestens zwei Personen an den Hauptabrechnungsprozessen für den Erhalt von Geld und die Zahlung von Rechnungen beteiligt sein.

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Sprechen Sie mit Kunden und Lieferanten über Abrechnungen und andere Probleme. Willkommenes Feedback oder Beschwerden – sie sind normalerweise Anzeichen dafür, dass bestimmte Verfahren geändert werden müssen. Verfolgen Sie die Beschwerden der Menschen und suchen Sie nach Mustern. Wenn sich beispielsweise zu viele Personen über die Einstellung Ihrer Debitorenperson beschweren, muss diese möglicherweise geschult und die Verfahren verbessert werden, um die Telefonetikette und die Erwartungen zu berücksichtigen.