So planen Sie die Unterhaltung für eine Konferenz
Denken Sie bei der Planung von Unterhaltung für eine Konferenz daran, dass der Zweck der Veranstaltung nur darin besteht, die Teilnehmer zu unterhalten. Sie müssen die Veranstaltung nicht nur angenehm gestalten, sondern auch zu einem Verkaufsargument machen, das Teilnehmer anzieht und Möglichkeiten zum Networking und zur Geschäftsabwicklung bietet. Planen Sie Konferenzunterhaltung nicht im luftleeren Raum - arbeiten Sie mit dem Veranstaltungsplaner zusammen, um festzustellen, durch welche Elemente die Unterhaltung zum Zweck der Konferenz passt.
Lerne den Zweck
Der erste Schritt bei der Planung der Unterhaltung für eine Konferenz besteht darin, zu verstehen, warum die Gruppe, die das Meeting abhält, Unterhaltung wünscht. Unterhaltung kann ein erheblicher Kostenfaktor für eine Konferenz sein, daher ist es wahrscheinlich der Hauptzweck, mehr Teilnehmer zu fördern. Ein weiterer Zweck kann darin bestehen, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich außerhalb des Seminar- und Messeumfelds zu vernetzen.
Kenne das Publikum
Ihre Unterhaltungsauswahl dreht sich um Ihr Publikum. Wenn es sich um eine ältere Gruppe handelt, möchten Sie vielleicht eher eine traditionellere Umgebung als eine mit lauter Musik, blinkenden Lichtern oder ultramodernem Dekor. Jüngeres Publikum mag eher einen Club, eine funky Bar oder ein Restaurant genießen. Machen Sie Ihre Website für Ehepartner interessant, wenn diese teilnehmen werden und wenn die Steigerung der Besucherzahlen einer Ihrer Schlüsselfaktoren für die Veranstaltung ist.
Lerne das Thema
Wenn die Konferenz ein Thema hat, binden Sie das Unterhaltungsereignis in das Thema ein. Wenn sich das Thema der Konferenz um Sport dreht, veranstalten Sie Ihre Veranstaltung in einem örtlichen Gymnasium mit einer Oldies-Band, um einen Sockenhüpfen zu kreieren. Wenn das Thema nautisch ist, buchen Sie eine Cocktailkreuzfahrt. Wenn Sie Ihre Veranstaltung mit dem Thema der Konferenz verknüpfen, schaffen Sie Kontinuität und zeigen, dass Sie mit der Organisation zusammenarbeiten, um den Zweck für die Konferenz zu erreichen.
Wählen Sie den Veranstaltungsort
Wenn der Zweck der Unterhaltung darin besteht, die Besucherzahl zu erhöhen, wählen Sie einen Veranstaltungsort, der die Gäste interessiert, und suchen Sie nach Orten, die sie zu Hause nicht erreichen können. Veranstalten Sie eine Cocktailparty in einem örtlichen Museum oder einem botanischen Garten. Bringen Sie Ihre Gäste in ein Restaurant in einem historischen Teil der Stadt, von dem sie schon einmal gehört haben. Wählen Sie keine laute Site, wenn das Netzwerk kritisch ist. Machen Sie es sich leicht, und arrangieren Sie einen Bus oder Shuttle, wenn der Standort nicht zu Fuß erreichbar ist oder das Wetter schlecht ist.
Logistik
Erfahren Sie, wie hoch Ihr Budget ist, um zu bestimmen, wie viel Sie für Lebensmittel und Getränke, Transport, Raummiete, audiovisuelle Medien und Dekorationen ausgeben können. Kontaktieren Sie potenzielle Veranstaltungsorte und erhalten Sie Kosten für Raummiete, Speisen und Getränke und AV. Verhandeln Sie Ihren Vertrag und suchen Sie nach den niedrigsten Garantien, bis Sie eine bessere Vorstellung von Ihrer Teilnahme haben. Viele Websites verlangen eine Mindestmenge an Speisen und Getränken, wobei die endgültige Garantie 24 bis 48 Stunden vor der Veranstaltung fällig wird.
