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Der Beginn des Gehaltsabrechnungsprozesses für jedes Unternehmen beginnt mit der Beschaffung der ordnungsgemäßen Unterlagen von den Mitarbeitern. Die Personalabteilung leitet ein internes Formular oder eine Kopie des angenommenen Angebotsschreibens mit den entsprechenden Unterlagen an die Personalabteilung weiter. Sobald dieser Prozess als abgeschlossen verifiziert ist, kann die Erfassung der Mitarbeiterinformationen beginnen und die Berechnungen für die Abrechnungsperiode können beginnen. Alle diese Informationen werden streng vertraulich und vertraulich behandelt und unter Verschluss aufbewahrt.

Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit

In der Personalabteilung wird das Beschäftigungsberechtigungsformular häufig als I-9-Formular bezeichnet. Jeder eingestellte Mitarbeiter muss dieses Formular ausfüllen und die unterstützenden Unterlagen vorlegen, die die Berechtigung für eine Anstellung in den Vereinigten Staaten belegen. Das I-9-Formular wird von den US-amerikanischen Behörden für Staatsbürgerschaft und Einwanderung als Download bereitgestellt und erfordert zwei überprüfbare Identifikationsformen aus einer vorab festgelegten Liste akzeptabler Identifikationen. US-Arbeitgeber müssen die I-9 in der Gehaltsabrechnung oder Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahren. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die vorgelegten Ausweispapiere zu überprüfen und die Legitimität sicherzustellen. Formulare müssen bis zu einem Jahr nach Beendigung aufbewahrt werden, damit sie auf Anfrage von autorisierten US-Regierungsbeamten eingesehen werden können.

Ermittlung von Steuerabzügen

Mitarbeiter füllen das Formular W-4 aus, wenn sie neu eingestellt werden oder Änderungen an ihren Steuerabzügen vornehmen und ihre Sozialversicherungsnummer für die Gehaltsabrechnung angeben. Dieses Formular wird zusammen mit den Abrechnungsunterlagen gespeichert und muss normalerweise jährlich aktualisiert werden, sofern keine Änderungen vorgenommen werden. Es ist eine gute Idee, dass Mitarbeiter aktualisierte W-4-Formulare bereitstellen, wenn der Internal Revenue Service das Formular aktualisiert, das kostenlos auf seiner Website verfügbar ist. Die Mitarbeiter füllen die Arbeitsblattberechnungen aus, um die Einbehaltungszulagen zu bestimmen, und unterschreiben und datieren es, bevor sie es an die Gehaltsabrechnungsabteilung oder die Personalabteilung weiterleiten. Mit diesem Formular kann die Lohnabteilung die Anzahl der Abzüge und den Steuerstatus des Arbeitnehmers, ledig oder verheiratet, bei der Berechnung der Lohnabzüge ermitteln.

Angebotsschreiben

Abhängig von der internen Struktur des Unternehmens wird die Personalabteilung oder der Manager des Mitarbeiters eine Kopie des unterzeichneten Angebotsschreibens oder eines anderen Formulars einreichen, um die Gehaltsabrechnung mit dem Status des Mitarbeiters, dem Stunden- oder Monatslohn des Mitarbeiters und den Leistungen, für die er arbeitet, zu versehen Der Mitarbeiter ist qualifiziert. In diesem Formular oder Schreiben muss angegeben werden, ob der Mitarbeiter befreit oder nicht befreit ist, da nicht befreite Mitarbeiter für Überstunden qualifiziert sind. Für freigestellte Mitarbeiter sollten keine Zeitkarten eingereicht werden, und das Gehalt wird für jede abgeschlossene Abrechnungsperiode gleich berechnet.

Informationen aufnehmen

Nachdem alle ordnungsgemäßen Unterlagen vorliegen, muss für die Unternehmen, die Lohnbuchhaltungssoftware verwenden, jeder neue Mitarbeiter in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingegeben werden. Das System speichert alle erforderlichen Informationen, einschließlich der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters, des Stundenlohns oder des Jahresgehalts des Mitarbeiters, der Anzahl der vom Mitarbeiter auf dem IRS-Formular W-4 angegebenen Quellensteuerabzüge und des Quellensteuerstatus des Mitarbeiters, z. B. ledig oder verheiratet . Es werden auch Leistungsinformationen eingegeben, die sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge umfassen können. Berechtigung für Sonderprogramme wie Kantinenpläne, medizinische Quellenkonten und alle 401.000-Abzüge sind ebenfalls enthalten, sofern sie berechtigt sind. Wenn der Mitarbeiter das IRS-Formular W-4 nicht eingereicht hat, berechnet die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Steuereinbehalte zum höheren Einzelsatz.