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Die Verwaltung des Workflows ist ein kritischer Aspekt des Geschäftsbetriebs. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die rund um die Uhr im E-Commerce tätig sind. Mehr als je zuvor sind Mitarbeiter für Workflow-Prozesse verantwortlich, die mobile Verbindungen wie Laptops und Smartphones verwenden. Der zunehmende Einsatz computer- und webbasierter automatisierter Nachverfolgungssysteme hat zu erheblichen Änderungen der formell papierbasierten Auftragsabwicklungsverfahren geführt. Die Mitarbeiter haben jetzt effizientere Möglichkeiten, den Auftragsfluss zu verfolgen, was die Fähigkeit von Unternehmen erhöht, die Kundenanforderungen zu beschleunigen und darauf zu reagieren.

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Identifizieren Sie die Standardaktivitäten, die zum Ausführen verschiedener Auftragskategorien in Ihrer Organisation erforderlich sind. Erstellen Sie ein visuelles Workflow-Diagramm, das die Eingaben und Ausgaben veranschaulicht, die für die Verarbeitung einer typischen Bestellung erforderlich sind. Dies ist ein aktivitätsbasiertes Workflow-System, das das Denken von der Leistung einzelner Personen auf die Koordination von Arbeitsaktivitäten durch Einzelpersonen verlagert.

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Erstellen Sie ein Planungssystem für Arbeitsaufträge. Die Auftragssequenzierung wird von einem Unternehmen verwendet, um Auftragsaufträge zu priorisieren und festzustellen, wo ein Auftrag in den Auftragsabwicklungsplan fällt. Es werden verschiedene Planungsmethoden verwendet, wie "frühestes Fälligkeitsdatum", "längste Bearbeitungszeit", "kürzeste Bearbeitungszeit", "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" und "Bevorzugte Kundenbestellung". Arbeitsauftragsregeln sollten auch bestimmen, wann die Auftragskategorie „Eil“ verwendet wird. Bestimmen Sie die beste Jobsequenzierungsregel basierend auf der jeweiligen Geschäftsstrategie des Unternehmens.

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Entwickeln Sie ein Zeiterfassungssystem, das die Zeit aufzeichnet, in der Arbeitsaufträge eingehen. Fordern Sie das Personal zur Auftragserfassung auf, Zeitinformationen einzugeben, wodurch die Verantwortlichkeit für die mit der Bestellung beauftragten Personen entlang des Kontinuums der Auftragsabwicklung festgelegt wird. Es enthält auch Daten, mit denen die durchschnittliche Zeit geschätzt werden kann, die für die Bearbeitung eines Auftrags an jedem Punkt während des Workflow-Prozesses erforderlich ist.

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Einrichtung eines Systems zur Aufzeichnung und Benachrichtigung der Parteien über Verzögerungen oder Fehler bei der Auftragsbearbeitung. Geben Sie beschreibende Informationen zur Ursache von Arbeitsauftragsverzögerungen an, z. B. Maschinenstillstandszeiten und andere Messdaten. Dies ergänzt die Auftragshistorie für jeden Auftrag und dient als nützliche Information für die Bewertung der Geschäftsleistung.

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Entwicklung von Berichtssystemen, die basierend auf definierten Faktoren im Zusammenhang mit der Auftragsabwicklung exportiert werden können. Zum Beispiel können Auftragsbearbeitungsberichte nach Auftragsdatum, Fertigstellungsdatum oder Arbeiter generiert werden. Entwickeln und veröffentlichen Sie Zeiterfassungsberichte für einen bestimmten Auftrag zur Überprüfung und Bewertung durch die am Arbeitsauftragsprozess beteiligten Akteure.